زبان تجاری دوره آنلاین Business English

زبان تجاری دوره آنلاین Business English آموزش نگارش ایمیل های تجاری حرفه ای business emails

نامه های تجاری business emails معمولا یکی از دو هدف زیر را دنبال می کنند:

• ارسال اطلاعات
• درخواست اطلاعات

برای نگارش یک ایمیل حرفه ای باید نکات و قوائد زیر را رعایت کنید:

قانون اول: صریح بنویسید

برای این کار باید:

• از جملات کوتاه استفاده کنید
• عبارات ساده به کار ببرید
• ساختار گرامری بدون غلط داشته باشید

قانون دوم: خلاصه بنویسید

اگر نیاز است که موضوعات متعددی را به اطلاع مخاطب برسانید، از چند ایمیل جداگانه استفاده کنید.

تمامی موارد را در یک ایمیل نگنجانید و در هر ایمیل فقط بر یک موضوع تمرکز کنید.

دلیل خود را برای ارسال ایمیل در همان پاراگراف اول توضیح دهید.

قانون سوم: در قسمت subject line، یک موضوع قوی و خوب برای ایمیل تان بنویسید

ایمیل خود را در لیست inbox  مخاطب تصور کنید. چه چیزی باعث میشود او ایمیل شما را باز کند؟ مسلما موضوع مناسب و جالب توجه ایمیل!

سابجکت لاین ایمیل مشابه با تیتر روزنامه است و به همان اندازه اهمیت دارد.

سابجکت باید بین سه تا هشت کلمه باشد و موضوع اصلی ایمیل شما را نشان دهد به طوری که مخاطب را جذب کند.

قانون چهارم: مودبانه و رسمی بنویسید

یادتان باشد حتی اگر با شریک تجاری یا همکار خود ارتباط دوستانه و نزدیکی دارید ولی ایمیل های با موضوع کار را همیشه مودبانه بنویسید چون ممکن است نیاز باشد که برای دیگران نیز فوروارد شود.

قانون پنجم: با Greeting یا سلام و تهنیت مناسب شروع کنید

این بخش به موقعیت و مخاطب نامه بستگی دارد.

اگر برای شخصی که با او کار میکنید و صمیمی هستید می نویسید میتوانید با مورد زیر شروع کنید:

Hi / Hey (name)

اگر برای یک شخص ناآشنا، یا سازمان دولتی یا بانک و … می نویسید با موارد زیر شروع کنید:

Dear (hiring manager or …)

Dear Mr. /Ms. (last name)

قانون ششم: فونت استاندارد استفاده کنید

از فونت های استاندار ایمیل web-safe email fonts استفاده کنید. برای مثال:

• Arial
• Courier
• Georgia
• Helvetica
• Lucida Sans
• Tahoma
• Times New Roman
• Trebuchet MS
• Verdana

قانون هفتم: زمان بندی صحیح ارسال ایمیل

اگر یک ایمیل بین المللی برای شخصی در کشور دیگری ارسال میکنید، به تفاوت های زمانی توجه داشته باشید.

زمان ارسال ایمیل خود را طوری تنظیم کنید که احتمال بازدید آن توسط مخاطب زیاد باشد.

کلیک کنید جهت ثبت نام در دوره آنلاین آموزش مکالمات و مکاتبات تجاری Business English کلیک کنید

کلیک کنید جهت ثبت نام در دوره آنلاین آموزش مکالمات و مکاتبات تجاری Business English کلیک کنید

کلیک کنید جهت ثبت نام در دوره آنلاین آموزش مکالمات و مکاتبات تجاری Business English کلیک کنید

زبان تجاری دوره آنلاین – عبارات کاربردی در نگارش ایمیل های تجاری انگلیسی Business email

پاسخ به یک استعلام Responding to an inquiry

برای پاسخ به نامه درخواست اطلاعات، باید جملاتی به کار ببرید که حس خوبی را به مشتری منتقل کند: برای مثال:

Thank you for your interest in our…

Thanks for choosing …

معمولا در این نامه ها شما یک یا چند ضمیمه attachments ارسال میکنید. در ادامه اشاره به این ضمائم میتوانید جملات زیر را به کار ببرید:

We hope you find this satisfactory.

We hope you are happy / satisfied with this.

در زیر یک مثال از بدنه متن ایمیل در زمینه پاسخ به استعلام responding to an inquiry مشاهده می کنید:

“I am writing to respond to your inquiry about the cost of installing windows in your house (Opening sentence). Please find our price list attached. (File attachment). Do not hesitate to contact me if you need any assistance. Thank you for your interest in Acme Enterprises (building goodwill/friendly ending).

ترجمه ایمیل بالا:

من در پاسخ به استعلام شما درباره قیمت نصب ویندوز در خانه تان می نویسم. لیست قیمت ها به پیوست برای شما ارسال شد. لطفا در صورت نیاز به هرگونه کمک فوری با من تماس بگیرید. سپاس برای علاقه تان به شرکت Acme.

اطلاع رساندن به شخصی درباره چیزی Informing someone about something

برای این کار  در ابتدای ایمیل میتوانید از عبارات زیر استفاده کنید:

I would like to inform you of ….

I am writing to inform you about…

در انتهای چنین نامه هایی میتوانید عبارات زیر را به کار ببرید و پیشنهاد ارائه اطلاعات بیشتری را بدهید:

Hope this helps. Let me/us know if you need more information/details.

Let me know if I can help you further.

تایید کردن و تغییر دادن قرارها Confirming and changing arrangements

عبارات مناسب:

I would like to confirm ….

Tuesday is good for me.

I am sorry but I cannot do/make Tuesday…

This is to let you know that I have had to put off/postpone….

I am writing to call off/cancel….

I am afraid I cannot make/manage Wednesday. How about Friday instead?

نکته: نیازی نیست جزئیات یا دلایل خود را برای تغییر قرار بنویسید!

کلیک کنید جهت ثبت نام در دوره آنلاین آموزش مکالمات و مکاتبات تجاری Business English کلیک کنید

پاسخ به ایمیل قبلی

Thank you for your email ….

In reply to you email, here are….

استعلام و درخواست اطلاعات

I am interested in receiving/finding out…

I would like to receive…

I would be grateful if…

Could/can you please send me…?

اگر نیاز به دریافت پاسخ سریع دارید در انتهای ایمیل خود از جمله زیر استفاده کنید:

I would appreciate a reply ASAP (ASAP: As Soon As Possible)

درخواست انجام اقدامات

Can you send ………… to me by Friday, please?

Please get/keep in touch

Keep me posted.

دادن خبر بد

We regret to inform you that …

I am sorry, but…

I am afraid that…

Unfortunately…

کلیک کنید جهت ثبت نام در دوره آنلاین آموزش مکالمات و مکاتبات تجاری Business English کلیک کنید

---

نمونه نامه شماره ۱:

Dear Ms. Terry,

This letter is in regards to the telephonic conversation we had about the business transaction that we want to enter with your organization.

We had a telephonic conversation with you and informed that we are interested to supply raw materials to your organization for the purpose of manufacturing products and you had asked us to send an email along with a rough quotation. We specialize in supplying raw cotton material. We take order of minimum one ton of raw materials per consignment. The price per consignment is $3000. We take fifty percent of the consignment amount in advance and the rest after delivery.

I believe that you are fine with all the above mentioned details and it meets your expectations. We are looking forward to a business transaction with your organization.

Yours Sincerely,

Mahnaz Chegini

Marketing Manager

---

نمونه نامه شماره ۲:

Dear Mr. Eghbali,

Working with your company for the past two years has been an excellent experience. Unfortunately we have to inform you that our company has no longer need of your services. This is because our management has decided to move our marketing strategies in the different direction, and consequently to involve new partners in our business. Since the consulting services you have provided for our company are not complementary with current marketing strategy we have to cancel our contract with you.

We take this opportunity to thank you for the wonderful work you have done for us so far. Nevertheless we hold high hopes to remain on good terms with you and your company. And if we require services similar to what you have provided for us in the past, we would certainly like to consider you again.

Kind regards,

Ali Seifi,

Project management, ABC Company

کلیک کنید جهت ثبت نام در دوره آنلاین آموزش مکالمات و مکاتبات تجاری Business English کلیک کنید

لینک مفید